コラム 海外におけるオフィス開設・移転・改装の流れ

海外オフィスの開設・移転・改装の一般的な流れは以下のとおりです。各ステップにおいて必要となる作業をご紹介します。

オフィスを開設・移転する際にまず必要となるのが、物件探しです。立地や従業員数、予算などを踏まえて、自社にあったオフィスを検討します。現地の従業員を採用するのであれば、現地住民から見た利便性や交通の便、立地イメージなども重要です。

一定期間現地で活動してきた企業であればまだしも、初めて海外オフィスを開設・移転する場合は、どのような物件を選べばよいか悩んでしまうでしょう。ビルによってはネットワークがつながりにくいオフィスなどもあるため、現地に精通した企業からサポートを受けることも検討します。

利用できるスペースや従業員数を踏まえて、オフィスのレイアウトを検討しましょう。オフィスの快適性は、そこで働く従業員のモチベーションにつながります。従業員の創造性や生産性を高めるためにも、従業員が働きやすく、コラボレーションしやすいオフィスづくりが欠かせません。

近年では、新しい働き方としてABW（Activity Based Working）が広まっています。ABWとは、従業員が自分の働き方を自律的にデザインし、モチベーションや効率を高められるようにすることです。ABWの考え方を取り入れ、デスクに限らずカフェスペースやソファー席・個室を用意するであるとか、テレブースを用意してTV会議をしやすくするといった工夫をしてみてはいかがでしょうか。

レイアウトの設計ができたら、設計内容に沿ってオフィスに必要な備品や機器を調達しましょう。通常、これらの備品や機器は現地の企業から調達することになります。デスクや椅子、キャビネットなどの家具はもちろん、PCや電話、モニターなどのIT機器もあわせて調達しなければなりません。また、改装で備品やオフィス機器、IT機器を継続して使用する場合においても、メンテナンスが必要となる場合があります。

海外拠点での経験が少ない場合は、サポート面や問い合わせ対応などが整っている企業から調達することをおすすめします。

実際にオフィスを利用できるようにするためには、内装工事や電気工事の手配が必要です。電気や空調などの工事のほか、オフィスワークにおいて必須ともいえるIT環境の整備も行います。電話環境やネットワークの整備などを行うためには、回線工事や機器の設置工事が必要です。これらの作業を円滑に進めるためにも、現地に詳しい通信事業者に依頼しましょう。

また、セキュリティの観点から、入退館管理などにも気を付けるべきです。カードリーダーやテンキーを用いた入退館管理のほか、顔認証や指紋認証などの生体認証を用いた高度な手法も選択肢となり得ます。

以下の記事では、オフィス環境を構築するうえで気を付けるべき情報セキュリティ対策について整理していますので、あわせてご覧ください。

※関連記事：海外拠点のスマートオフィス化で気を付けるべき情報セキュリティ対策とは？

現地に不慣れであったり、海外オフィスの開設・改装の経験が少なかったりする場合、不安を感じることも多いでしょう。ここでは、海外オフィスの開設・移転・改装においてよくある課題を解説します。

ここまでご紹介したとおり、オフィスの開設・移転・改装を行うためには、家具や備品の調達先、内装工事や電気工事業者、ITベンダーなど、さまざまな企業を選定して契約しなければなりません。その地域へ新たに進出するケースなど、現地に詳しくない場合、信頼できる委託先を探すことは困難でしょう。

また、スムーズに段取りを進めるためには、それぞれの委託先と調整しながら、委託内容や実施スケジュールなどを検討する必要があります。こうした管理作業や調整作業にはかなりの時間と手間が必要であり、担当者に大きな負担がかかってしまいます。

現地事業者に作業を委託する際によくあるのが、納期が守られないケースです。国にもよりますが、日本で作業を委託する場合と比較すると、スケジュールが守られないであるとか、作業品質に問題があるケースも見られます。

特に、複数の企業に作業を委託している場合、A社の作業遅れがB社やC社の作業にも影響してきます。たとえば、内装工事や電気工事が遅れれば、委託先とスケジュールを再調整しなければならず、多くの手間が発生します。

多くの企業のオフィスにおいて必要となるのが、無線LANネットワークの整備や電話回線の敷設、PCやサーバー類などの導入・設定などの作業です。これらの設定を行う際には、セキュリティ面も考慮しなければなりません。たとえば、無線LANの設定を適切に行わなければ、セキュリティホールとなり、外部から自社の機密情報を奪われるリスクが生じます。

しかし、限られた人員で仕事を進めるケースが多い海外拠点では、ITの専任担当者を設置できないこともあるでしょう。ITに詳しくない方が設定作業を行うと、多くの時間がかかったり、不具合が生じたりするおそれがあります。

このように、海外オフィスの開設・移転・改装においては、IT機器の調達・設定なども含めたオフィスの内装準備に苦労するケースが多く見られます。そこで検討したいのが、ワンストップ型でオフィスの内装準備をサポートしてくれる企業の活用です。ワンストップ型サービスを利用することで、以下のようなメリットを得られます。

• オフィス設計、内装工事や家具の調達、IT機器の導入など、各工程のマネジメントや品質管理を一括して対応してもらえる。
• 複数の委託先とやり取りする必要がなく、一元的に対応してもらえるため、現地事業者とのトラブルも減らせる。
• 現地のオフィス事情に精通した企業のサポートを受けられる。

では、海外拠点におけるオフィスの内装準備をワンストップで委託したい場合、どのような観点で企業を選べばよいのでしょうか。

オフィスの内装準備には、備品の調達や内装工事、電気工事、IT機器の設定など多くの作業が発生します。そのため、ワンストップ型の内装準備サービスを委託する際には、幅広い領域において現地事業者とのコネクションを持っている企業を選ぶことが重要です。

日系企業を選ぶ場合は、現地に法人が存在するか、実績はどれくらいか、現地の知見やノウハウはどの程度持っているかなどを確認しましょう。

海外オフィス開設という不慣れな業務において、どれだけサポートしてもらえるかどうかは委託先を選ぶうえで重要です。自社の知識や経験が不足している領域への助言や、不明点に関する質問対応など、手厚いサポートを提供している企業を選びましょう。

加えて、単なる御用聞きではなく、スマートオフィスのような最新のトレンドを取り入れたオフィス設計など、最新のテクノロジーに精通していることもポイントです。オフィスの在り方が変化しつつある昨今においては、従業員が求めるオフィス環境の水準も向上しています。こうした変化に対応するためにも、委託先が最新の技術動向・トレンドをおさえているかは重要であり、長期的な目線で提案してくれる企業を選ぶのがおすすめです。

オフィスにおいて、IT面の対応は切っても切り離せません。ワンストップ型サービスを利用する場合、インターネット回線やVPN回線、電話工事、サーバーの設置など、IT面に強い企業を選ぶこともポイントです。

現地事業者にIT機器の設定作業などを委託した場合、自社にITの知識がなければ、その作業内容が適切なものであるかを判断できません。設定内容が不十分であったり、セキュリティ上の欠陥が見つかったりしても、スキルがなければ対応は困難でしょう。

ITに強い企業に間に入ってもらえれば、作業内容のチェックなどを通してトラブルを未然に防げます。

KDDIでは、新しいオフィスの開設時やオフィス移転・改装時に必要となる内装からIT環境の設計・デザイン・工事・構築まで、全面的にサポートするサービスを提供しています。お客様のニーズに合わせたコンセプト提案やコンサルティング、新オフィスの設計、家具や備品の調達、内装工事の手配などにワンストップで対応可能です。お客さまは当社のみを窓口として、オフィス環境の準備を実現できます。

加えて、通信事業者として長年お客さまへサービスを提供してきた強みを活かし、ネットワーク環境構築やPC・サーバーの設定など、専門的な知識が必要となるIT領域もしっかりと支援いたします。

オフィスの開設・移転、改装に関するプロジェクトマネジメントも代行し、各種現地事業者との調整も、KDDIがまとめて行います。海外拠点においてオフィスの改装などを検討されている方は、ぜひお問い合わせください。

※関連記事：オフィス移転・開設

この記事では、海外オフィスの開設・移転・改装における作業の流れや、委託先の選び方ついてご紹介しました。オフィスを準備するためにはさまざまな作業が必要であり、特に海外拠点ではトラブルも頻繁に発生します。人員が限られる海外拠点においては、新規進出や改装作業に十分な時間を割けないことも多いのではないでしょうか。

そのような悩みに対応できるのがワンストップ型のサービスです。ワンストップ型サービスの活用により、スムーズなオフィス環境整備を実現できるでしょう。

海外オフィスの開設・移転・改装については、以下のホワイトペーパーをダウンロードして詳細をご確認ください。はじめての海外オフィス改装で押さえておくべきポイントについて解説しています。